Cepeman

El problema

Cepeman es una empresa de formación en mantenimiento industrial de Barcelona. Forma a equipos de planta en mantenimiento, fiabilidad y gestión de activos físicos, con 15 cursos en cinco cuerpos de conocimiento, presenciales y online, impartidos por formadores con décadas de experiencia en planta.

Antes, Cepeman no tenía web ni CRM. Los clientes y las oportunidades vivían en una hoja de cálculo y en la memoria de cada uno. Material de cursos, propuestas y contactos estaban repartidos en documentos distintos, guardados en local en ordenadores distintos, y no había un proceso claro para cada oportunidad. El seguimiento dependía de quién se acordara de qué, y la gestión frenaba cada tarea.

Lo que construimos

Una web y un CRM con IA, pensados para funcionar juntos.

La web presenta las dos formas de trabajar de Cepeman, los planes formativos a medida y su portfolio de cursos, con los 15 cursos ordenados en cinco cuerpos de conocimiento. Suma guías claras sobre conceptos clave del mantenimiento, como ISO 55001, AMFE y GMAO, y un siguiente paso claro: solicitar una propuesta.

El CRM tiene agentes de IA trabajando dentro. Encuentran empresas nuevas que cumplen los criterios de Cepeman, puntúan cada una, localizan a la persona adecuada y completan la ficha. La cuenta de email de Cepeman está conectada, así que los agentes leen la bandeja de entrada y redactan las respuestas. Su documentación está en un único OneDrive, y los agentes la leen, así que cada borrador usa los cursos reales de Cepeman en lugar de inventar.

Cepeman trabaja junto a otras dos empresas de Barcelona para las que también trabajamos: MYC, una ingeniería de mantenimiento y procesos, e IN&VAL, que digitaliza plantas con sistemas de mantenimiento y producción. Los agentes pueden leer lo que ofrecen las tres. Así, cuando una empresa que llega a Cepeman por formación también necesita una revisión de ingeniería o un sistema de mantenimiento nuevo, el borrador lo dice y la dirige a la empresa adecuada.

Nada sale del CRM hasta que una persona lo ha leído y pulsa enviar.

Cómo lo usan

El equipo trabaja en el CRM cada día. Ahí encuentran empresas nuevas y conectan con las personas que hay en ellas, y ahí empieza cada email: el agente escribe el primer borrador, alguien del equipo lo revisa y lo envía.

Cada mañana el CRM muestra qué seguimientos tocan, para que no se escape ninguno. Marca las oportunidades calientes, a las que llamar primero, y las que se han enfriado y conviene dejar reposar un tiempo. Cada contacto, documento y conversación está en un solo lugar, así que cualquiera del equipo puede abrir una oportunidad y ver exactamente en qué punto está.

El resultado

Cada cliente y cada oportunidad tienen ahora un estado, un historial y un siguiente paso.

La gestión que antes frenaba cada tarea la hacen ahora los agentes, con una persona que revisa y envía. Cada oportunidad se puede seguir desde el primer contacto hasta el último email, y el CRM dice qué hay que hacer hoy y qué viene después. Una empresa que necesita algo más que formación recibe el servicio adecuado de MYC o IN&VAL.

El equipo va más rápido en cada tarea, desde encontrar una oportunidad hasta enviar el seguimiento.