Cómo dejar de comprar bases de datos de clientes con IA

Si está pensando en comprar bases de datos de clientes, hay una alternativa mejor: que un software encuentre los leads por usted, según su propia definición de buen cliente. Es lo que construimos para MYC, una consultora en España que había gastado 15.000 € en listas compradas. Ahora los agentes de su CRM encuentran empresas que encajan con los criterios de MYC, por céntimos cada una, y una persona sigue leyendo y enviando cada correo.

Si dirige una agencia, una correduría o una consultora y alguna vez ha pagado por una lista, este artículo es para usted. Le explico por qué las bases de datos compradas suelen decepcionar, cómo funcionan los agentes paso a paso, qué tiene que seguir haciendo una persona y cuándo este enfoque no compensa.

¿Por qué decepcionan tanto las bases de datos compradas?

MYC había gastado 15.000 € en bases de datos compradas, entregadas como hojas de cálculo con nombres.

No creo que MYC tuviera mala suerte. Una lista comprada tiene varios problemas que vienen de cómo se fabrica.

Está hecha para todos, así que no encaja con nadie. Quien vende la lista no sabe cómo es su mejor cliente. Filtra por criterios amplios como sector, provincia y tamaño, porque eso es lo que puede vender a muchos compradores. Sus criterios reales suelen ser más precisos. Usted quiere empresas de un tipo concreto, en un momento concreto, con un problema que usted sabe resolver.

Empieza a caducar el día que se crea. La gente cambia de trabajo. Las empresas se mudan, se fusionan, cambian de nombre y cierran. Una lista es una foto fija, y usted trabaja con ella semanas o meses después.

Puede que no sea el único comprador. Salvo que el vendedor le garantice exclusividad, dé por hecho que otro la ha comprado también. Quizá un competidor, escribiendo a las mismas personas con una oferta parecida.

Trae un riesgo legal que no puede devolver. En España, el artículo 21 de la Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información (LSSI) prohíbe enviar comunicaciones comerciales por correo electrónico que no hayan sido solicitadas o autorizadas expresamente por el destinatario. La excepción principal son los clientes con los que ya tiene una relación y a los que ofrece productos o servicios similares. Pagar a un tercero por la lista no le transfiere ese consentimiento. La responsabilidad sigue siendo suya, y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es quien la vigila.

Y cuando necesita más leads, vuelve a pagar.

¿Qué alternativa hay a comprar bases de datos de clientes?

Construir la lista usted mismo, de forma continua, a partir de su propia definición de buen cliente. Hacerlo a mano lleva horas: buscar, revisar webs y localizar a la persona adecuada en cada empresa. Esa es justo la parte que los agentes de IA ya hacen bien.

En el CRM de MYC, el trabajo se divide en cuatro pasos. Lo llamamos Buscar, Puntuar, Redactar y Usted envía.

1. Buscar. Un agente busca empresas que encajen con el cliente ideal de MYC. Los criterios son de MYC, se escriben una vez y se reutilizan siempre.
2. Puntuar. Cada empresa se ordena según esos criterios, con los motivos por escrito. Así el equipo empieza por las que más encajan, en lugar de recorrer una lista de arriba abajo.
3. Encontrar los contactos. Los agentes buscan a las personas adecuadas en cada empresa y completan la ficha, para que nadie tenga que adivinar a quién escribir.
4. Redactar. El CRM está conectado al OneDrive de MYC. Los agentes leen los documentos de MYC (sus servicios, sus trabajos anteriores, cómo se describe) y escriben un primer correo a partir de ahí. Los borradores son específicos de MYC porque salen de su propio material.

Y ahí se para. Nada sale del CRM hasta que una persona ha leído el borrador y ha pulsado enviar.

El mismo sistema lee la bandeja de entrada, redacta respuestas y mantiene los seguimientos al día, para que un lead encontrado el lunes no se olvide el viernes. El caso de MYC muestra cómo está montado.

¿Cuánto cuesta la captación de leads B2B con IA frente a una lista?

Las listas de MYC costaron 15.000 € en total. Los leads que encuentran ahora sus agentes cuestan céntimos cada uno.

Luego está la implantación. Un CRM con IA como el de MYC es un proyecto de pago único, desde 3.790 € con nosotros, sin cuotas por usuario. Hay una cuota mensual para mantenerlo en marcha, y la dejamos por escrito junto con el presupuesto. Explico el cuadro completo, incluidas las opciones estándar del mercado, en cuánto cuesta un CRM con IA.

Así que está comparando dos cosas distintas. Una lista se agota y vuelve a pagar. Un sistema que es suyo sigue encontrando leads mientras lo use, y comprueba cada uno con sus criterios, no con los filtros de otro.

¿Qué sigue haciendo una persona?

Bastante. Quiero ser claro en esto, porque la "generación de leads con IA" se vende como algo que funciona solo. No debería.

Primero, alguien con experiencia tiene que definir el cliente ideal. Los agentes son tan buenos como los criterios que les dé, así que un socio o el propietario tiene que decir con quién quiere trabajar la empresa, y con quién no.

Después, alguien lee cada correo. Los agentes redactan, y una persona edita cada uno, lo envía o lo descarta. Su nombre va en ese correo, así que su criterio también debería ir.

Alguien tiene que revisar además las normas. Encontrar una empresa no le da permiso para enviarle publicidad. Las mismas reglas de consentimiento que se aplican a una lista comprada se aplican a los leads que encuentra un agente. En España eso significa la LSSI y el RGPD. Pida asesoramiento para su caso concreto antes de escribir a nadie en frío.

Y una persona mantiene la conversación. Los agentes pueden llevarle hasta una respuesta. Convertir esa respuesta en un cliente sigue requiriendo una llamada, una reunión y una propuesta.

Lo que le quitan los agentes es la parte lenta del medio. Buscar, revisar webs, ordenar y quedarse mirando un correo en blanco.

¿Cuándo no compensa?

Le diría que no lo hiciera en tres situaciones.

La primera, cuando no sabe describir a su cliente ideal. Si la respuesta sincera es "cualquiera que pague", los agentes no tienen a qué apuntar. Haga primero ese ejercicio. Le ayudará en su marketing tanto si construye algo como si no.

La segunda, un mercado muy pequeño. Si en todo el país hay 40 empresas con las que podría trabajar, probablemente ya conoce a la mayoría. Una hoja de cálculo y unas cuantas buenas presentaciones le darán más que cualquier sistema.

La tercera, cuando su trabajo llega por recomendación y ya está al límite de capacidad. Más leads no ayudan si no puede atender a más clientes. Arregle primero la parte de entrega.

Suele compensar cuando vende a otras empresas, su mercado es lo bastante grande como para no conocer a todo el mundo y ya ha pagado por listas o ha dedicado horas a prospectar a mano.

Qué hacer esta semana

1. Sume lo que ha gastado en leads. Bases de datos compradas, suscripciones de leads y las horas que alguien dedica a buscar y copiar datos en una hoja de cálculo. Póngale una cifra real.
2. Escriba su cliente ideal en una página. Sector, tamaño, ubicación, el problema que tiene y las señales que reconocería en su web. Si no consigue llenar la página, ese es su primer trabajo.
3. Revise su última lista comprada. Elija 20 nombres al azar y compruebe cuántos siguen en esa empresa y siguen siendo relevantes para usted. Eso le dirá más que cualquier promesa del vendedor.

¿Paga por leads y no tiene claro que merezcan la pena? Reserve una llamada de 20 minutos y le diremos con franqueza si un sistema así le encaja o si es mejor dejar las cosas como están. También puede ver qué incluye nuestro CRM con IA.